Van begroting naar Rolling Forecast, hoe ervaren zorgorganisaties de overstap?

Veel zorgorganisaties werken jarenlang met een begroting om grip te houden op personeelskosten, capaciteit en prognoses. Vaak vanuit een Excel, welke stap voor stap groeit: een extra tabblad hier, een nieuwe berekening daar. Tot het moment waarop organisaties merken dat het steeds lastiger wordt om overzicht te houden en vooruit te kijken van een statisch begroting.

De overstap naar Rolling Forecast gaat daarom meestal niet alleen over software, maar over een andere manier van sturen.
In gesprekken met klanten horen we vaak dezelfde ervaringen terug.

“We waren vooral bezig met verklaren achteraf”

Vele organisaties vertellen dat gesprekken vaak pas ontstonden wanneer cijfers al waren afgeweken. Waarom vielen de personeelskosten hoger uit dan begroot? Waar ontstond het tekort? Wat was er gebeurd? Door continu vooruit te kijken met Rolling Forecast veranderde het toch wel vervelende gesprek, waarin een ieder moest verklaren, van terugkijken naar een gesprek vol kracht en vooruitkijken:
• waar bewegen we naartoe?
• moeten we nu iets aanpassen?
• wat gebeurt er als we zo doorgaan?

“Managers kregen veel meer grip”

Bij sommige organisaties lag forecasting vooral bij finance. Managers kregen rapportages, maar hadden weinig directe invloed op de prognose. Door teams en managers meer inzicht te geven in de gevolgen van keuzes rondom bezetting en inzet, ontstond meer eigenaarschap. Niet alleen finance stuurde nog op cijfers, teams kregen zelf meer grip op hun personeelsinzet en budget.

“We merkten hoeveel kennis eigenlijk in Excel verborgen zat”

Een organisatie gaf aan hoe afhankelijk bepaalde processen waren geworden van individuele Excel-bestanden. Soms wist maar één persoon precies hoe een prognose was opgebouwd of welke berekeningen gebruikt werden. Door forecasting minder afhankelijk te maken van losse bestanden en handmatig werk, ontstond meer continuïteit en betrouwbaarheid.

“De grootste verandering was eigenlijk niet technisch”

Wat meerdere organisaties teruggeven, is dat de grootste verandering uiteindelijk niet in de software zat… De echte verandering zat in de manier van werken:
• meer samenhang tussen teams en finance
• sneller kunnen bijsturen • en meer grip op toekomstige ontwikkelingen
• Meer prettige gesprekken tussen managers, personeel en cliënten

Rolling Forecast werd daarmee niet alleen een financiële prognose, het is geen taakstelling, zoals een begroting, maar een ’temperatuursmeting’ van het stuurproces welke geborgd is bij de managers. De overstap van Excel naar Rolling Forecast verloopt in iedere organisatie anders. Maar de ervaringen lijken vaak op elkaar: meer overzicht, minder losse processen en beter vooruit kunnen kijken. Niet omdat alles ineens eenvoudiger wordt, maar omdat organisaties meer grip krijgen op wat er gebeurt en vooral wat eraan komt.

De gezichten achter Frontvision

Achter Frontvision staan Ronald Westerhof en Marlon Daniël. Twee totaal verschillende achtergronden, maar met dezelfde overtuiging: sturen in de zorg moet eenvoudiger, begrijpelijker en vooral wendbaarder worden. Waar Ronald jarenlang werkte op het snijvlak van finance en control in de zorg, komt Marlon juist vanuit een combinatie van muziek, techniek, softwareontwikkeling en gebruiksvriendelijkheid. Juist dat verschil blijkt de kracht van hun samenwerking. 

Jullie hebben totaal verschillende achtergronden. Hoe werkt dat samen?
Marlon: “Juist heel goed eigenlijk. Ronald kijkt sterk naar de inhoud en de praktijk in de zorg. Klopt het financieel? Is het logisch voor managers? Past het bij hoe organisaties werken?”
Ronald: “En Marlon stelt juist vaak de vraag: waarom maken we dit eigenlijk zo ingewikkeld? Dat helpt enorm. In de zorg accepteren we soms processen omdat ze ‘nu eenmaal zo gaan’, terwijl het vaak veel eenvoudiger kan.”
Marlon: “We vullen elkaar daarin goed aan. Waar Ronald veel ervaring heeft met sturen op financiën en capaciteit, kijk ik meer naar hoe je complexe processen begrijpelijk maakt voor de gebruiker.”

Hoe is Frontvision eigenlijk ontstaan?
Ronald: “De rode draad van Frontvision begint eigenlijk al in 2009. Ik wilde teamleiders en coaches in de zorg een manier geven om beter inzicht te krijgen in hoeveel personeel je kunt inzetten op basis van de zorgzwaarte. Destijds was dat helemaal nog niet zo gebruikelijk. In de jaren daarna veranderde dat. Zorgmanagers vroegen steeds vaker: hoe kunnen we vooraf beter inschatten wat we nodig hebben? Toen ben ik daar zelf verder mee gegaan in Excel-modellen.” In dezelfde periode kwamen Ronald en Marlon elkaar opnieuw tegen in Zwolle. Ze kenden elkaar al van een eerdere werkgever, maar waren op dat moment allebei op zoek naar bedrijfsruimte. Uiteindelijk kwamen ze tegenover elkaar te zitten in hetzelfde pand, toen nog zonder plannen om samen een bedrijf te starten.
Ronald: “We hebben eigenlijk een paar jaar tegenover elkaar gewerkt zonder dat we samenwerkten. Maar ondertussen liep ik tijdens interim-opdrachten steeds vaker tegen hetzelfde probleem aan: zorgorganisaties probeerden met allerlei Excel-bestanden grip te krijgen op capaciteit en personeelskosten.”
Marlon: “En elke organisatie probeerde dat eigenlijk op z’n eigen manier op te lossen. Terwijl je zag dat overal dezelfde vragen speelden.”
Ronald: “Toen zijn we daar samen echt ingedoken. We merkten al snel dat we elkaar goed aanvulden. Ik vanuit de praktijk in de zorg en finance, Marlon veel meer vanuit techniek, eenvoud en gebruikerservaring.”
Marlon: “Wat ons allebei aansprak, was dat het niet ging om ‘nog meer software bouwen’, maar juist om iets begrijpelijk maken. Hoe help je organisaties nou écht om beter te sturen?”
Ronald: “En eigenlijk is dat nog steeds de kern van Frontvision.”

Waar liep de zorg volgens jullie vooral tegenaan?
Ronald: “Het gebrek aan samenhang. Finance, planning, bezetting en operatie werkten vaak naast elkaar in plaats van met elkaar.”
Marlon: “En heel veel organisaties waren afhankelijk van Excel. Op zich logisch, want mensen proberen grip te krijgen met de middelen die ze hebben. Maar het maakt sturen kwetsbaar en tijdrovend.” Ronald: “Terwijl teams juist behoefte hebben aan eenvoud en direct inzicht. Wat gebeurt er als we iets aanpassen? Wat betekent dit voor onze bezetting of ons budget? Dat wil je niet pas weken later ontdekken.”

Wat maakt jullie visie anders?
Ronald: “Wij geloven niet dat capaciteitsmanagement en rolling forecast alleen iets van finance of control is. Het moet juist onderdeel worden van het dagelijkse werk van teams en managers.”
Marlon: “En daarvoor moet het begrijpelijk zijn. Mensen hoeven niet alle complexe berekeningen te zien. Ze moeten vooral kunnen sturen op basis van duidelijke inzichten.”
Ronald: “Veel organisaties sturen nog steeds vooral achteraf. Wij geloven juist in sturen vóór en tijdens het proces. Dus niet alleen verklaren wat er gebeurd is, maar tijdig kunnen bijsturen.”

Waar komt jullie focus op eenvoud vandaan?
Marlon: “Ik geloof dat eenvoud vaak veel moeilijker is dan complexiteit. Dat klinkt misschien gek, maar het is echt zo.” “Op het conservatorium leerde ik ooit iets wat me altijd is bijgebleven: less is more. We waren toen ontzettend bezig met techniek, stijlen en ingewikkeld musiceren. Maar juist de muzikanten die minder speelden, op precies het juiste moment, maakten de meeste indruk.” “Dat zie ik eigenlijk ook terug in software. Veel systemen maken dingen onnodig ingewikkeld. Terwijl mensen uiteindelijk gewoon willen begrijpen wat er gebeurt en waar ze op moeten sturen.”
Ronald: “En dat sluit precies aan op de praktijk in de zorg. Managers en teams hebben geen behoefte aan nóg meer ingewikkelde rapportages. Ze willen overzicht, duidelijkheid en grip.”
Marlon: “Eenvoudig maken kost veel denkwerk. Maar als het goed is, merkt de gebruiker dat juist niet.”

Waar zijn jullie het meest trots op?
Marlon: “Dat klanten vaak zeggen dat het logisch en overzichtelijk voelt. Dat klinkt misschien simpel, maar daar zit juist enorm veel denkwerk achter.”
Ronald: “En dat teams echt meer eigenaarschap krijgen. Dat mensen niet alleen cijfers zien, maar ook begrijpen waar ze vandaan komen en wat ze zelf kunnen beïnvloeden.”

Hoe kijken jullie naar de toekomst?
Ronald: “De druk op personeel en kosten in de zorg blijft toenemen. Daardoor wordt een wendbaar sturingsproces alleen maar belangrijker.”
Marlon: “Maar we geloven ook dat het niet ingewikkelder moet worden. Juist niet. Hoe complex de organisatie ook is, de manier van sturen moet begrijpelijk blijven.”
Ronald: “Uiteindelijk willen we vooral dat organisaties meer rust en voorspelbaarheid ervaren. Dat ze grip krijgen op capaciteit en personeelskosten, zonder te verdwalen in systemen of rapportages.”

> check ook ons artikel over de ambitie van Frontvision

Wat Ronald en Marlon bindt, is niet alleen hun ervaring, maar vooral hun gezamenlijke overtuiging dat capaciteitsmanagement werkbaar en begrijpelijk moet zijn voor de mensen die er dagelijks mee werken. Of zoals zij het zelf zeggen:

“Goede sturing begint niet bij ingewikkelde rapportages, maar bij begrijpen wat er vandaag gebeurt en wat dat morgen betekent.” 

lees meer over Ronald

Lees meer over Marlon

terug naar de artikelen – uitgelicht

De ambitie van Frontvision

Frontvision begon niet met een groeiplan of een businessmodel. Het begon met een terugkerende uitdaging die Ronald en Marlon steeds vaker tegenkwamen in de zorg: organisaties probeerden grip te krijgen op personeelsinzet en kosten, maar moesten daarvoor werken met losse Excel-bestanden, handmatige berekeningen en informatie die vaak pas achteraf beschikbaar was. Jaren later is die ambitie eigenlijk nog steeds hetzelfde gebleven. Niet zozeer: groter worden om het groeien. Maar: zorgorganisaties helpen om beter vooruit te kunnen kijken en eenvoudiger te sturen in een wereld die steeds complexer wordt. 

Wat willen jullie met Frontvision bereiken?

Ronald: “Voor ons gaat het eigenlijk niet om zoveel mogelijk klanten of zo snel mogelijk groeien. Natuurlijk willen we dat organisaties ons weten te vinden, maar belangrijker is dat we echt iets bijdragen aan de manier waarop er gestuurd wordt in de zorg.”

“De druk op capaciteit, personeel en financiën neemt alleen maar verder toe. Dan geloven wij dat organisaties behoefte hebben aan meer rust, overzicht en voorspelbaarheid. Niet nóg meer losse rapportages of ingewikkelde systemen.” 

Waarom blijft die ambitie zo belangrijk?

Marlon: “Omdat de zorgwereld continu verandert. Organisaties moeten steeds sneller schakelen, terwijl de uitdagingen groter worden. Juist dan moet de manier van sturen niet ingewikkelder worden.” “We geloven sterk in eenvoud. Niet omdat de werkelijkheid simpel is, maar omdat mensen ruimte nodig hebben om goede keuzes te maken.” 

Hoe zorgen jullie dat Frontvision scherp blijft?

Ronald: “Door dicht bij de praktijk te blijven. Veel ideeën ontstaan nog steeds gewoon vanuit gesprekken met organisaties. Waar lopen teams tegenaan? Waar verliezen managers tijd? Welke informatie ontbreekt?” 

“Dat is eigenlijk nooit veranderd sinds het begin.”

Marlon: “En we proberen kritisch te blijven op onszelf. Niet iedere nieuwe functie of ontwikkeling maakt iets automatisch beter. Soms zit de grootste verbetering juist in iets eenvoudiger maken.” 

Is de ambitie van Frontvision veranderd sinds het begin?

Marlon: “Ik denk dat die juist duidelijker is geworden. In het begin waren we vooral bezig met het oplossen van concrete problemen. Nu zien we steeds sterker dat het uiteindelijk gaat over een andere manier van kijken naar sturing in de zorg.”

“Niet alleen achteraf verklaren, maar vooruitkijken. Niet sturen vanuit controle, maar vanuit inzicht en eigenaarschap. Uiteindelijk proberen we vanuit diezelfde gedachte ook zelf scherp en wendbaar te blijven.” 

Wat hopen jullie dat organisaties gaan ervaren?

Ronald: “Dat ze meer grip krijgen, maar ook meer rust. Dat teams beter begrijpen waar ze op sturen en dat organisaties minder afhankelijk worden van losse processen of individuele Excel-bestanden.”

“Uiteindelijk wil je dat mensen minder tijd kwijt zijn aan verklaren en meer tijd hebben om daadwerkelijk te verbeteren.” 

En persoonlijk?

Marlon: “Ik haal er veel voldoening uit als iets ingewikkelds ineens begrijpelijk wordt voor mensen. Dat moment waarop iemand denkt: ‘oké, nu snap ik het’. Dat blijft mooi.”

“En ik hoop vooral dat we organisaties kunnen blijven helpen zonder dat we verliezen waar Frontvision ooit mee begon: eenvoud, betrokkenheid en oprechte aandacht voor de praktijk.” 

Ronald: “Voor mij zit de ambitie vooral in relevant blijven. Blijven luisteren, blijven verbeteren en organisaties echt verder helpen. Zolang dat lukt, zijn we bezig met precies de goede dingen.” 

De toekomst van Frontvision draait niet alleen om softwareontwikkeling of groei. Voor Ronald en Marlon draait het vooral om de vraag: 

“Hoe help je organisaties om beter vooruit te kijken in een zorgwereld die steeds sneller verandert?” 

lees meer over Ronald

Lees meer over Marlon

terug naar de artikelen – uitgelicht