Implementatie en taakverdeling
Hoe breng je tactisch capaciteitsmanagement in de praktijk?
In de afgelopen drie edities heb je meer kunnen lezen over tactisch capaciteitsmanagement, de applicatie van Frontvision en de drijfveren van eigenaren Ronald Westerhof en Marlon Daniël. Nu is het tijd voor het vierde deel: ‘Hoe breng je tactisch capaciteitsmanagement daadwerkelijk in de praktijk?’ Uiteraard zal de rol van Dienstroosterpatroon (DRP) worden besproken, maar dat is niet het belangrijkste. Ronald vat het mooi samen: “Of je nu wel of niet onze tool gebruikt, het nadenken over taakverdeling is in ieder geval cruciaal.”
Tactisch capaciteitsmanagement vraagt om het bepalen van eigen normen per zorgprofiel. Dat klinkt lastig, maar het is eenvoudiger dan je denkt. Door het stellen van normen kun je vooraf sturen op de inkomsten (budget) en de personele kosten. Er bestaat geen landelijke financiële norm die je één op één kunt toepassen op een zorgteam in jouw organisatie. Hoewel er landelijke urennormen zijn geweest, gaan deze vaak voorbij aan de diversiteit van functies in de zorg. Het sturen op een financiële norm maakt alles overzichtelijker en vereenvoudigt het proces.
Als je zowel het budget als de personeelskosten kent en rekening houdt met alle functies, kun je precies jouw eigen norm berekenen. Frontvision maakt dit proces nog eenvoudiger voor je! De Frontvision applicatie biedt het zorgteam inzicht in het beschikbare budget, gebaseerd op de aanwezigheid van (verwachte) cliënten. Door het opstellen van een dienstrooster wordt duidelijk wat de verwachte uitgaven zullen zijn. Hierdoor heb je altijd inzicht in de kosten en kom je niet voor verrassingen te staan. Alles wat je nodig hebt voor deze berekening zijn het budget, de personeelskosten en de verschillende functies.
Lees verder om te zien hoe het stellen van een financiële norm werkt.
Budget
Het budget dat voor het vaststellen van de norm gebruikt wordt is niet de totale omzet, maar het gedeelte dat beschikbaar is voor de personele kosten van een team. Je kunt meestal al vanuit de huidige beschikbare data tot een norm komen. In de praktijk komen we drie verschillende methoden tegen:
– Kwantificeren van een urennorm
Er zijn instellingen die nog met de oude landelijke urennormen werken. Deze worden niet meer landelijk geactualiseerd, dus dat wordt vaak door deze instellingen zelf gedaan. Deze uren kun je omrekenen naar een bedrag. Hiervoor moet je weten hoeveel uren er bruto beschikbaar zijn. Bruto uren zijn alle beschikbare uren, niet alleen de inzetbare uren. Vervolgens vermenigvuldig je dit met de gemiddelde salariskosten. Om dit goed te doen moet je er wel achter komen hoe de functies verdeeld zijn. Dit kun je vinden in de exploitatie óf het is al aanwezig in de bestaande netto urennorm (in de oorspronkelijke norm uit 2009 was deze ook aanwezig).
– Terugrekenen intramurale zorgtarieven vanuit de tariefsopbouw van de NZA
Het tarief van een intramurale zorgprestatie is opgebouwd uit verschillende onderdelen: loon, materieel, NHC en NIC. Als je het onderdeel loon als uitgangspunt neemt, kun je (overhead)functies buiten beschouwing laten. Dit kan bijdragen aan het helder toewijzen van kosten aan elk aspect van de zorg en bevordert een beter begrip van de totale kosten van de zorgprestatie.
Het voordeel van deze methode is dat het transparantie biedt over hoe de zorgkosten zijn samengesteld en waar ze aan zijn toegewezen. Hierdoor wordt duidelijk dat het tarief van de loonkosten wordt gebruikt voor zorg en niet voor andere (materiële)kosten. Het nadeel is dat de methode niet de huidige kostenstructuur van de eigen zorginstelling als startpunt neemt, waardoor je mogelijk onbedoeld budgetten anders gaat verdelen dan de huidige situatie.
– ‘Afpellen’ van het totale (NZa) tarief
Hierbij worden de overige kosten en winstmarge van het totale tarief afgetrokken, waardoor de norm voor het zorgpersoneel overblijft. Je kunt daarbij per kostencategorie bepalen of je de afslag doet als percentage op het totale tarief (medische hulpmiddelen?) óf als vast absoluut bedrag (voeding?). Het voordeel van deze methode is dat je wél uitgaat van de huidige kostenstructuur en eerder gemaakte keuzes van jouw zorginstelling als uitgangspunt neemt.
Personeelskosten en functies
Om de norm te bepalen is het ook belangrijk om te beslissen welke personeelskosten en functies worden meegenomen in het kostenplaatje voor een zorgprestatie. Bij klanten van Frontvision-DRP is dat tot op heden altijd de som geweest van alle personeelscomponenten uit de salarisadministratie. Waar wel verschil in zit bij verschillende organisaties zijn de functies. Over het algemeen nemen alle instellingen de functies mee die contractueel aan een zorgteam zijn verbonden. Dit zijn in ieder geval de directe zorgfuncties, aangevuld met eventuele ondersteuners (planners, facilitair, etc.). Het is echter belangrijk om op te merken dat de ondersteunende functies die hier niet worden meegenomen, ook niet als uitgave in het dienstrooster mogen staan.
Taakverdeling
Deze blog beschrijft hoe je kostenbeheersing voor zorgpersoneel kunt realiseren door het opzetten van een norm. Om dit succesvol te implementeren, eventueel met de hulp van Frontvision – DRP, is een duidelijke taakverdeling van essentieel belang. Daarbij zien wij in toenemende mate dat de (teamleider) zorg ondersteunt wordt door een capaciteitsmanager of door een Business controller en HR adviseur. In het laatste geval wordt vaak gesproken over een ‘stuurwieloverleg’. De taakverdeling kan als volgt worden gestructureerd:
- Afdeling control berekent jaarlijks het beschikbare budget per zorgzwaarte voor het dienstrooster.
- Het zorgteam, onder leiding van bijvoorbeeld de teammanager, stelt een dienstroosterpatroon op en houdt dit regelmatig bij. Dit patroon moet aansluiten bij de behoeften van de cliënten en financieel haalbaar zijn.
- Afdeling control bepaalt samen met HR wat de netto (inzetbare) uren gaan zijn tegenover het totaal aantal uren.
- De teamleider houdt toezicht op het dienstrooster patroon en het gecontracteerde personeel per functie. Hij beoordeelt of dit overeenkomt met de werkelijkheid en schakelt de capaciteitsmanager in als dat niet het geval is.
- De capaciteitsmanager: adviseert en ondersteunt het management bij de ontwikkeling, implementatie en uitvoering van capaciteitsmanagement binnen de organisatie. De capaciteitsmanager verzamelt en onderzoekt alle beschikbare data en vervult daaruit een adviserende rol naar de teamleider. Door de capaciteitsmanager zal er meer beheersing komen over de financiële middelen, meer rust rond de roosters en minder externe inhuur.
- De roosteraar roostert op basis van het dienstroosterpatroon dat is opgesteld door het zorgteam en beoordeelt aan de hand van seizoenspatronen of er tijdelijk behoefte is aan extra inzet.
Frontvision is er niet om financiële gegevens te verantwoorden, maar om te helpen in de sturing. Frontvision – DRP zorgt ervoor dat de capaciteitsmanager altijd zicht heeft in het budget en de verwachte en werkelijke kosten. Hierdoor kan de capaciteitsmanager passend advies geven en je tactisch capaciteitsmanagement naar een hoger niveau tillen.
Geïnspireerd? We bieden graag een gratis demonstratie aan!