Zoeken naar:
Wat vinden de klanten van Frontvision

Wat vinden de klanten van Frontvision?

In de afgelopen blogs heeft u kunnen lezen over de oprichters van Frontvision en hun visie voor tactisch capaciteitsmanagement in de zorg. De afgelopen maanden hebben verschillende zorgorganisaties gebruikt gemaakt van Frontvision-DRP. Ze vertellen over hun ervaringen met de tool in deze blog.

Als hoofd van de economisch administratieve dienst was Henri Krijgsman halverwege vorig jaar betrokken bij de introductie van Frontvision bij Salem. Op dat moment hield hij zich vooral bezig met het kostenplaatje en het opzetten van de tool. Toen de tool eenmaal gebruikt kon worden, werd het stokje overgegeven aan zijn collega Zanelle Mans, manager Zorg & Welzijn. Zanelle maakt van dichtbij mee hoe Frontvision-DRP op de werkvloer gebruikt wordt.

“We begonnen net na een organisatorische verschuiving Frontvision-DRP te gebruiken”, vertelt Zanelle. “Teamleiders kregen na de verschuiving meer verantwoordelijkheid en autonomie bij het aansturen van hun team, ook op financieel gebied. We wilden daarbij een programma als Frontvision beschikbaar stellen, zodat de teamleiders meer en makkelijker inzicht zouden hebben in hun dienstroosterpatroon en bijhorende financiën.”

Henri vult aan: “We hadden meerdere opties, maar kozen voor Frontvision door hun aandacht voor eenvoud. Dat viel gelijk het meeste op. Het sprak ons erg aan dat het programma heel duidelijk is. De teamleiders hadden al een hele nieuwe rol en de tool moest het werk makkelijker voor hen maken, niet complexer.”

Ramon Barten, interim-manager integrale zorg bij Waardeburgh-Present, herkent dat. “De meeste managers/teamleiders zijn echt zorggericht en minder sterk financieel. Hoe eenvoudiger het is, hoe beter.”

Uitkomst

Ook Ramon werkt inmiddels een tijdje met Frontvision. Al sinds de invoering van de zorgzwaartepakketten was hij bezig met het maken van formaties in Excel. Zoals veel managers in de zorg ervaren is dat niet efficiënt en overzichtelijk. Frontvision-DRP kwam als een uitkomst.

“Ik ben fan. Ik werk al heel lang in de zorg en al vanaf de invoering van de zorgzwaartepakketten ben ik bezig geweest met Excel om een formatie te maken met de zorgzwaarte in het achterhoofd. Frontvision is de eerste tool die ik bij mijn werk zie waarvan ik denk: hèhè, eindelijk iets wat makkelijk is en werkt.”

Ook volgens Ramon ligt de grootste kracht in de eenvoud en het gebruiksgemak. “Ik vind dat Frontvision visueel gezien heel sterk in elkaar zit. Door de metertjes die gebruikt worden kun je heel snel zien of je er goed of slecht voorstaat. Die vertaling voor mij als manager is heerlijk. Ik kan snel zien wat de situatie is en waar dat door komt.”

Betrokkenheid

Frontvision-DRP introduceren bij je team is niet alleen handig om inzicht te krijgen in de financiën. Henri en Zanelle zien steeds meer betrokkenheid vanuit de hele organisatie.

“Teamleiders gebruiken Frontvision in de vergaderingen met hun teams om hen inzicht te geven in de zorgzwaarte van bewoners en bijhorende inzet”, vertelt Zanelle. “Steeds meer mensen zijn daardoor betrokken bij wat we doen.”

“Het programma zorgt voor veel bewustzijn bij de mensen”, voegt Henri toe. “Ze zien bijvoorbeeld direct wat voor gevolgen de inzet van ZZP’ers heeft, doordat alles in euro’s wordt weergeven. Zo wordt dit soort informatie minder abstract.”

Ramon ziet dat ook als manager. “Frontvision maakt heel goed inzichtelijk hoe je ervoor staat en het is realtime aan te passen. Als er een zorgzwaarte aangepast wordt krijg je meer of minder geld. Ik kan dat verwerken in het programma en krijg gelijk overzichtelijk het verschil te zien. Een groot voordeel daarbij is dat ik met scenario’s kan werken, waardoor ik op alles voorbereid kan zijn.”

Gebruik

Als een organisatie gebruikt maakt van de diensten van Frontvision wordt er gezorgd voor een scholing. Toch merken Henri, Zanelle en Ramon dat werknemers opnieuw moeten inkomen als ze het programma gebruiken.

“Je gebruikt het programma niet dagelijks”, vertelt Zanelle. “Daardoor zijn werknemers soms een beetje onwennig. Frontvision-DRP is gelukkig zo eenvoudig dat ze het na een paar klikken weer doorhebben. Ik hoop echt dat het zo eenvoudig blijft! Ik adviseer wel om als startende organisatie je teamleiders de vrijheid en tijd te geven om ermee om te leren gaan.”

Het doel van Frontvision is om hun tool inderdaad zo eenvoudig mogelijk te houden. Toch moet er af en toe iets toegevoegd worden om beter aan te sluiten op te praktijk. Gelukkig is er feedback van de managers. Ramon liep er bijvoorbeeld tegenaan dat hij werknemers met grote contracten voor losse uren kon inplannen in de tool. In de praktijk is dat niet haalbaar.

Ramon: “Toen ik dat bij Ronald en Marlon meldde zijn ze er gelijk mee aan de slag gegaan. Er is net een nieuwe module verschenen die precies aansluit op wat ik bedoelde. Door samen te werken met de zorg kan Frontvision het tactisch sturen in de zorg echt verder helpen!”

terug naar de artikelen – uitgelicht

0 Reacties
Implementatie en taakverdeling

Hoe breng je tactisch capaciteitsmanagement in de praktijk?

In de afgelopen drie edities heb je meer kunnen lezen over tactisch capaciteitsmanagement, de applicatie van Frontvision en de drijfveren van eigenaren Ronald Westerhof en Marlon Daniël. Nu is het tijd voor het vierde deel: ‘Hoe breng je tactisch capaciteitsmanagement daadwerkelijk in de praktijk?’ Uiteraard zal de rol van Dienstroosterpatroon (DRP) worden besproken, maar dat is niet het belangrijkste. Ronald vat het mooi samen: “Of je nu wel of niet onze tool gebruikt, het nadenken over taakverdeling is in ieder geval cruciaal.”

Tactisch capaciteitsmanagement vraagt om het bepalen van eigen normen per zorgprofiel. Dat klinkt lastig, maar het is eenvoudiger dan je denkt. Door het stellen van normen kun je vooraf sturen op de inkomsten (budget) en de personele kosten. Er bestaat geen landelijke financiële norm die je één op één kunt toepassen op een zorgteam in jouw organisatie. Hoewel er landelijke urennormen zijn geweest, gaan deze vaak voorbij aan de diversiteit van functies in de zorg. Het sturen op een financiële norm maakt alles overzichtelijker en vereenvoudigt het proces.

Als je zowel het budget als de personeelskosten kent en rekening houdt met alle functies, kun je precies jouw eigen norm berekenen. Frontvision maakt dit proces nog eenvoudiger voor je! De Frontvision applicatie biedt het zorgteam inzicht in het beschikbare budget, gebaseerd op de aanwezigheid van (verwachte) cliënten. Door het opstellen van een dienstrooster wordt duidelijk wat de verwachte uitgaven zullen zijn. Hierdoor heb je altijd inzicht in de kosten en kom je niet voor verrassingen te staan. Alles wat je nodig hebt voor deze berekening zijn het budget, de personeelskosten en de verschillende functies.

Lees verder om te zien hoe het stellen van een financiële norm werkt.

Budget

Het budget dat voor het vaststellen van de norm gebruikt wordt is niet de totale omzet, maar het gedeelte dat beschikbaar is voor de personele kosten van een team. Je kunt meestal al vanuit de huidige beschikbare data tot een norm komen. In de praktijk komen we drie verschillende methoden tegen:

– Kwantificeren van een urennorm
Er zijn instellingen die nog met de oude landelijke urennormen werken. Deze worden niet meer landelijk geactualiseerd, dus dat wordt vaak door deze instellingen zelf gedaan. Deze uren kun je omrekenen naar een bedrag. Hiervoor moet je weten hoeveel uren er bruto beschikbaar zijn. Bruto uren zijn alle beschikbare uren, niet alleen de inzetbare uren. Vervolgens vermenigvuldig je dit met de gemiddelde salariskosten. Om dit goed te doen moet je er wel achter komen hoe de functies verdeeld zijn. Dit kun je vinden in de exploitatie óf het is al aanwezig in de bestaande netto urennorm (in de oorspronkelijke norm uit 2009 was deze ook aanwezig).

– Terugrekenen intramurale zorgtarieven vanuit de tariefsopbouw van de NZA
Het tarief van een intramurale zorgprestatie is opgebouwd uit verschillende onderdelen: loon, materieel, NHC en NIC. Als je het onderdeel loon als uitgangspunt neemt, kun je (overhead)functies buiten beschouwing laten. Dit kan bijdragen aan het helder toewijzen van kosten aan elk aspect van de zorg en bevordert een beter begrip van de totale kosten van de zorgprestatie.

Het voordeel van deze methode is dat het transparantie biedt over hoe de zorgkosten zijn samengesteld en waar ze aan zijn toegewezen. Hierdoor wordt duidelijk dat het tarief van de loonkosten wordt gebruikt voor zorg en niet voor andere (materiële)kosten. Het nadeel is dat de methode niet de huidige kostenstructuur van de eigen zorginstelling als startpunt neemt, waardoor je mogelijk onbedoeld budgetten anders gaat verdelen dan de huidige situatie.

– ‘Afpellen’ van het totale (NZa) tarief
Hierbij worden de overige kosten en winstmarge van het totale tarief afgetrokken, waardoor de norm voor het zorgpersoneel overblijft. Je kunt daarbij per kostencategorie bepalen of je de afslag doet als percentage op het totale tarief (medische hulpmiddelen?) óf als vast absoluut bedrag (voeding?). Het voordeel van deze methode is dat je wél uitgaat van de huidige kostenstructuur en eerder gemaakte keuzes van jouw zorginstelling als uitgangspunt neemt.

Personeelskosten en functies

Om de norm te bepalen is het ook belangrijk om te beslissen welke personeelskosten en functies worden meegenomen in het kostenplaatje voor een zorgprestatie. Bij klanten van Frontvision-DRP is dat tot op heden altijd de som geweest van alle personeelscomponenten uit de salarisadministratie. Waar wel verschil in zit bij verschillende organisaties zijn de functies. Over het algemeen nemen alle instellingen de functies mee die contractueel aan een zorgteam zijn verbonden. Dit zijn in ieder geval de directe zorgfuncties, aangevuld met eventuele ondersteuners (planners, facilitair, etc.). Het is echter belangrijk om op te merken dat de ondersteunende functies die hier niet worden meegenomen, ook niet als uitgave in het dienstrooster mogen staan.

Taakverdeling

Deze blog beschrijft hoe je kostenbeheersing voor zorgpersoneel kunt realiseren door het opzetten van een norm. Om dit succesvol te implementeren, eventueel met de hulp van Frontvision – DRP, is een duidelijke taakverdeling van essentieel belang. Daarbij zien wij in toenemende mate dat de (teamleider) zorg ondersteunt wordt door een capaciteitsmanager of door een Business controller en HR adviseur. In het laatste geval wordt vaak gesproken over een ‘stuurwieloverleg’. De taakverdeling kan als volgt worden gestructureerd:

  • Afdeling control berekent jaarlijks het beschikbare budget per zorgzwaarte voor het dienstrooster.
  • Het zorgteam, onder leiding van bijvoorbeeld de teammanager, stelt een dienstroosterpatroon op en houdt dit regelmatig bij. Dit patroon moet aansluiten bij de behoeften van de cliënten en financieel haalbaar zijn.
  • Afdeling control bepaalt samen met HR wat de netto (inzetbare) uren gaan zijn tegenover het totaal aantal uren.
  • De teamleider houdt toezicht op het dienstrooster patroon en het gecontracteerde personeel per functie. Hij beoordeelt of dit overeenkomt met de werkelijkheid en schakelt de capaciteitsmanager in als dat niet het geval is.
  • De capaciteitsmanager: adviseert en ondersteunt het management bij de ontwikkeling, implementatie en uitvoering van capaciteitsmanagement binnen de organisatie. De capaciteitsmanager verzamelt en onderzoekt alle beschikbare data en vervult daaruit een adviserende rol naar de teamleider. Door de capaciteitsmanager zal er meer beheersing komen over de financiële middelen, meer rust rond de roosters en minder externe inhuur.
  • De roosteraar roostert op basis van het dienstroosterpatroon dat is opgesteld door het zorgteam en beoordeelt aan de hand van seizoenspatronen of er tijdelijk behoefte is aan extra inzet.

 

Frontvision is er niet om financiële gegevens te verantwoorden, maar om te helpen in de sturing. Frontvision – DRP zorgt ervoor dat de capaciteitsmanager altijd zicht heeft in het budget en de verwachte en werkelijke kosten. Hierdoor kan de capaciteitsmanager passend advies geven en je tactisch capaciteitsmanagement naar een hoger niveau tillen.

Geïnspireerd? We bieden graag een gratis demonstratie aan!

Demo aanvragen

 

terug naar de artikelen – uitgelicht

0 Reacties
De visie van Frontvision

Onze visie: eenvoudig en altijd gericht op de toekomst

Frontvision is ontstaan vanuit een krachtige visie. Capaciteitsmanagement moet eenvoudig zijn en niet worden bepaald door uren, maar door euro’s. In eerdere blogs heb je meer kunnen lezen over Frontvision en haar oprichters. Hopelijk heb je ontdekt hoeveel voordelen tactisch capaciteitsmanagement met zich meebrengt, of je nu wel of niet gebruikmaakt van onze tool. In deze blog gaan we dieper in op onze visie en hoe deze tot uiting komt in onze applicatie.

Een cruciaal aspect van onze visie betreft het onderscheid tussen de besturingsmodellen die zorgorganisaties hanteren: het Angelsaksische en het Rijnlandse model. Angelsaksisch bestuur draait om efficiëntie en streeft naar het creëren van zekerheid. Het Rijnlandse model pleit voor vakmensen en accepteert een zekere mate van onzekerheid.

De keuze tussen deze besturingsmodellen beïnvloedt ook de manier waarop een organisatie met geld omgaat. In het Angelsaksische model moet elke euro verantwoord worden, inclusief uitgebreide toelichtingen en mogelijke maatregelen. In het Rijnlandse bestuur ligt de verantwoordelijkheid bij de werknemers, bijvoorbeeld in het zorgteam. De cijfers worden in het team besproken en het team krijgt de ruimte om zaken zelf te regelen. Nadruk ligt op het sturen in plaats van achteraf verklaren. Daardoor vindt sturing meer plaats op basis van opbrengsten en kosten per cliënt. Er wordt gewerkt met normen, niet met terugwerkende kracht, maar met de blik vooruit.

Rolling forecast

Een term die inmiddels bekend is in de wereld van zorgmanagement, is de rolling forecast. Het is een financiële plantechniek die wordt gebruikt om toekomstige financiën te voorspellen. Terwijl een traditionele begroting slechts een keer per jaar wordt opgesteld, wordt een rolling forecast maandelijks of per kwartaal bijgewerkt. Dit zorgt voor meer flexibiliteit en aanpassingsvermogen, omdat instellingen hun financiële voorspellingen kunnen aanpassen wanneer er nieuwe informatie beschikbaar komt of de omstandigheden veranderen. Met een rolling forecast kunnen zorginstellingen vooruitkijken, wat aansluit bij onze visie. We streven ernaar niet eindeloos achteruit te kijken, maar problemen voor te zijn en te blijven.

Een waardevolle aanvulling op het toepassen van de rolling forecast is het gebruik van een capaciteitsplanner. Zo’n programma beheert de beschikbare financiële middelen en optimaliseert de inzet van personeel door inkomsten en uitgaven vooraf te sturen. Dit kan worden bereikt door de norm per cliënt vooraf te bepalen, zoals eerder uitgelegd in de blog ‘Hoe implementeer je tactisch capaciteitsmanagement op de werkvloer?’. Frontvision – DRP heeft een tactische capaciteitsplanner ontwikkeld waarmee een zorgteam vooraf kan sturen op inzet en informatie. Zo worden het verschil in budget en in te zetten capaciteit volledig doorgerekend en weergegeven.

Zowel een rolling forecast als Frontvision – DRP richten zich op de toekomst en maken gebruik van normen, waarmee ze aansluiten bij het Rijnlandse bestuursmodel. Een rolling forecast voorspelt financiën, terwijl Frontvision – DRP zorgt voor sturing en borging in de teams. De uitkomsten van de capaciteitsplanner kunnen vervolgens worden gebruikt voor de rolling forecast. Hierdoor komt de verwachte personeelsinzet niet alleen uit een rekenmachine, maar ook uit het zorgteam zelf. Op deze manier worden kosten verlaagd en creativiteit verhoogd, zonder dat de autonomie en creativiteit van zorgteams in gevaar komt.

Stuur op euro’s, niet op uren

De afgelopen jaren zien we een verschuiving van het sturen op uren naar het sturen op euro’s in de zorgsector. Zorgorganisaties ervaren vaak dat het sturen op uren niet volledig is. Een zorgbestuurder merkte op: “Het budget voor voeding wordt ook niet vertaald naar het aantal boterhammen dat ik mag inkopen. We hanteren een budget in euro’s. Als je duurder brood koopt, ben je sneller door je geld heen. Dit gaat over keuzes tussen kwaliteit en kwantiteit.” Dit principe is toepasbaar op de inzet van personeel.

Een urennorm kan leiden tot onaangename verrassingen achteraf, bijvoorbeeld als de verschillen in functies niet zijn meegenomen. Hoewel het mogelijk is om een urennorm per functie vast te stellen, maakt dit de financiën en het vooruitkijken niet per se eenvoudiger.

Frontvision staat voor eenvoud en vooruitkijken. Daarom adviseren wij om altijd met euro’s te werken. Als je toch uren wilt presenteren, kun je deze altijd omrekenen in je eigen analyse, Ook Frontvision – DRP werkt op basis van euro’s en verwerkt de ingeplande uren direct op de begroting. Hierdoor heb je direct inzicht in de invloed van je dienstroosterpatroon op de financiën. Dit is een stuk eenvoudiger dan voortdurend omrekenen van beschikbare uren.

terug naar de artikelen – uitgelicht

0 Reacties